2009年4月18日土曜日

Excelの生産性向上

新しい職場ではExcelによるコピペ作業が業務の大半を占める。今まではLinix + Perlでデータ加工を行っていたが、今はできるだけExcelで完結するように心がけている。そこで、Excelの作業効率を上げる方法をいくつかまとめてみた。

ツールバーのカスタマイズ

標準では表示されない「値を張り付け」といったコマンドをツールバーに登録しておくと、コマンド実行の手数が減るので便利。よく使うボタンは自分専用のツールバーを作成して登録しておくのもよし。

マクロとの併用

例えば、オートフィルターのオン/オフ切り替えは標準のボタンで実現できない(オンにするだけ)。そこで、Excelのマクロ機能を使ってオン/オフを実現する。

  1. メニューの「ツール」→「マクロ」→「新しいマクロの記録」を選択
  2. マクロ名に「オートフィルターのOn/Off」とか指定してOKをクリック
  3. マクロ記録状態になったらメニューの「データ」→「フィルタ」→「オートフィルタ」を選択
  4. 「ツール」→「マクロ」→「記録終了」を選択してマクロの記録を止める
  5. 作成したマクロをツールバーに登録する

こうやって手数を減らす小技、やりだすとやめられなくなる。

Exceボタン天国

ソースネクストから提供されている便利なアドイン集「Excelボタン天国」。2年ほど前に購入して全く使っていなかったが、最近はとても重宝している。主に気に入った点は次の通り。

  1. CSV出力:Excelの「別名で保存(CSV形式)」だとCSV出力用に余計な加工をしなければならないが、これだと好きな選択範囲だけCSVに出力できるので、とても便利。
  2. 重複削除:Excelのフィルタで重複行を表示させないことはできるが、例えば「住所録の住所列だけを基準に重複を取り除く」といったことは不可能。このアドインだと好きな列を基準に削除できるし、削除基準も「上の行を優先させる」と明確なのがうれしい。
  3. 色でソート:たまに「赤く色のついた行を削除してください」と修正されたファイルが届くが、1000件を超えたレコードから色のついた行を目視で取り除くのは厳しい。セルの色でソートできれば、削除対象を見逃すことなく実行できる。

他にもいろいろあるけど書ききれない。

Excelマクロ

今まで食わず嫌いだったVBAにもずいぶん慣れてきた。Wikiにサンプルスクリプトをアップしたので、興味のある人はどうぞ。

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